在現(xiàn)在社會，報(bào)告的用途越來越大，要注意報(bào)告在寫作時(shí)具有一定的格式。報(bào)告書寫有哪些要求呢？我們怎樣才能寫好一篇報(bào)告呢？下面我給大家整理了一些優(yōu)秀的報(bào)告范文，希望能夠幫助到大家，我們一起來看一看吧。

有關(guān)會展展位設(shè)計(jì)實(shí)訓(xùn)報(bào)告范文(精)一

一、活動目的

羊城菊會具有豐厚的歷史文化底蘊(yùn)，是提升青少年的文化品位，培養(yǎng)青少年熱愛自然、保護(hù)環(huán)境意識及動手能力的理想場所。20xx、20xx、20xx年的“青少年菊花藝術(shù)作品競賽”吸引了近百位師生參與，好評如潮。20xx年，作為對之前活動的總結(jié)延伸。這次活動主要由協(xié)會部長、干事組成，有助于提高每部門的協(xié)作能力，還有每個(gè)部長的組織能力。這是一次很好的鍛煉機(jī)會。

二、活動主題

“金菊迎亞運(yùn)”——20xx年青少年菊花藝術(shù)作品展示活動。

三、活動時(shí)間

1、布展時(shí)間：20xx年11月13—15日(周五至周日)

2、展覽時(shí)間：20xx年11月16日至20xx年11月30日，共15天。

四、展出地點(diǎn)

廣州文化公園中心廣場

五、主辦單位

主辦單位：廣州市勞動和社會保障局、廣州市市政園林局、廣東園林學(xué)會

承辦單位：廣州文化公園、羊城菊花藝術(shù)研究會

六、展出內(nèi)容：

以“金菊迎亞運(yùn)”為主題，以菊花為主材料的微型小園圃作品；

1、作品占地不超過2米×3米；由主辦單位劃定區(qū)域(中心廣場上)，。并提供菊花、沙、草、卵石等主要布展材料，構(gòu)件等特殊材料請各參展單位自行準(zhǔn)備；參展作品從組織設(shè)計(jì)及施工均由參展單位負(fù)責(zé)。

2、作品內(nèi)容需積極向上，符合基本審美要求，造型、立意可自由發(fā)揮。

3、作品應(yīng)有名稱、構(gòu)思立意的文字說明

七、獎項(xiàng)設(shè)置及獎勵辦法

獎項(xiàng)

項(xiàng)目一等獎二等獎三等獎優(yōu)勝獎備注

大學(xué)組1名2名3名若干獲獎證書于頒獎當(dāng)日領(lǐng)取

中、小學(xué)組1名2名3名若干

八、活動準(zhǔn)備：

前期：

辦公室：申請社團(tuán)活動經(jīng)費(fèi)；申請張貼海報(bào)，橫幅的場地。(星期一下午去申請)

宣傳工作：

1、宣傳部作兩張海報(bào)，南北區(qū)各一張。

2、制作景協(xié)通知，張貼通知于各個(gè)宣傳欄，約10張。

3、制作橫幅(內(nèi)容符合活動主題)。

中期工作：

1、各小組于20xx/11/13-15日自由組織前往文化公園布置攤位，根據(jù)各自組的設(shè)想，購買材料后，開收據(jù)報(bào)銷。

2、各組組長選出代表，于15號帶上景觀協(xié)會會旗到公園。

3、公關(guān)部帶相機(jī)作拍照工作。

后期工作：

1、學(xué)術(shù)部作活動總結(jié)。

2、公關(guān)部上傳照片。

3、于教學(xué)樓底擺出活動的風(fēng)采照片，留下參賽者的留言。(宣傳部主要負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助)

3花卉會展策劃書

活動背景：春天是萬物復(fù)蘇的季節(jié)，充滿了生機(jī)與活力。在陽光明媚的日子里，在寧靜的宿舍中，擺上一盆花卉，沐浴著陽光。是何等的愜意。在習(xí)慣了一成不變的舊態(tài)，一盆花卉也會給我們帶來眼光的一新的感覺。

活動主題：春天花卉開，xx公司花卉展銷會活動目的：通過花卉展覽，一方面在臨近植樹節(jié)的時(shí)候，更加符能夠喚起對綠色，自然的認(rèn)識。有利于增進(jìn)同學(xué)們的環(huán)境意識，增加對花卉方面的知識，提高個(gè)人知識。一方面，在通過一系列的活動中，增加學(xué)生之間的交流，鍛煉實(shí)踐能力，鼓勵更多的人來到戶外。

活動時(shí)間：3.12-3.13

活動地點(diǎn)：中餐廳門口與西餐廳門口

活動參與人：公關(guān)口才會員、全校師生

活動流程：

1、前期宣傳，將會以展板，海報(bào)等形式在學(xué)院各個(gè)地方進(jìn)行宣傳，花卉公司也可以打印宣傳單由協(xié)會負(fù)責(zé)宣傳，做到前期營造氛圍。

2、活動期間，由協(xié)會安排專門人員，與花卉公司合作，將花卉運(yùn)至學(xué)校，在兩個(gè)餐廳門口進(jìn)行攤點(diǎn)擺設(shè)，由協(xié)會成員與花卉公司安排人員共同銷售，同時(shí)可以發(fā)放關(guān)于花卉知識方面的科普小冊子，增加同學(xué)們對花卉的興趣。

3、活動結(jié)束后，由花卉公司統(tǒng)計(jì)銷售狀況及受損花卉，雙方進(jìn)行結(jié)束交流。由協(xié)會相關(guān)部門進(jìn)行品牌后期的宣傳，在協(xié)會博客進(jìn)行活動的宣傳。

活動意義：對商家：增加了品牌的知名度，同時(shí)也為普及環(huán)境保護(hù)知識做出了幫助。

對會員：鍛煉了會員的實(shí)踐能力，在花卉宣傳與銷售期間，積累了許多經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)也加強(qiáng)了會員之間的合作交流。

對大學(xué)生：能夠?qū)W習(xí)到花卉知識，增強(qiáng)自然意識，在平時(shí)的學(xué)習(xí)之余，更近的貼近自然，在春季，感受花卉所帶來的生機(jī)。

活動可行性：在當(dāng)今更加注重健康的年代，花卉所帶來的環(huán)保因素?zé)o疑是吸引人的?，F(xiàn)在大學(xué)生使用電腦的有很多，植物不僅能夠提供新鮮空氣，改善宿舍空氣質(zhì)量，同時(shí)也能夠吸收輻射，減少電腦輻射為學(xué)生所帶來的危害。極具實(shí)踐性。而且由學(xué)生為主體的銷售，更容易被學(xué)生們認(rèn)可，以及帶來的朋友圈，都會為花卉展銷會帶來更好的前景。

宣傳計(jì)劃：

1、冠名宣傳：即我們舉辦這次活動將整個(gè)冠名權(quán)交給您，而這期間我們也將會為您設(shè)計(jì)一些方案，讓您自始至終的貫穿在整個(gè)活動當(dāng)中，將宣傳效果推向極致，為品牌定位，提高知名度。

2、橫幅：在知行大道和公寓過道懸掛，一目了然，從活動前兩天懸掛一直到活動結(jié)束的，持續(xù)時(shí)間長，公司以私人名義是無法申請到橫幅懸掛的。

3、海報(bào)宣傳：在學(xué)校各個(gè)宣傳欄內(nèi)張貼大型海報(bào)，內(nèi)容清新高雅

而不失活力，在保證相關(guān)活動的宣傳的情況下，可以體現(xiàn)贊助商的利益。建議公司參與設(shè)計(jì)海報(bào)傳單即自行制作，以求對公司的宣傳達(dá)到最好最全面的效果。

4、派發(fā)傳單宣傳單頁等。

5、現(xiàn)場宣傳：在銷售場地進(jìn)行的主持人宣傳。

6、調(diào)查問卷：活動結(jié)束后，幫貴公司進(jìn)行一次校園市場調(diào)查（調(diào)查問卷由貴公司準(zhǔn)備并提供）

7、以及貴公司提出的合理需求宣傳方式。（具體事項(xiàng)由贊助方和校方面談）

有關(guān)會展展位設(shè)計(jì)實(shí)訓(xùn)報(bào)告范文(精)二

根據(jù)組委會的安排，我們承擔(dān)了高新技術(shù)項(xiàng)目會展的籌備工作，主要負(fù)責(zé)會展總體方案的設(shè)計(jì)和落實(shí)、展位分配、布展，項(xiàng)目展區(qū)征集的和招展，聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)等大會的組織工作。目前會議的各項(xiàng)會展任務(wù)已圓滿完成,現(xiàn)將本組的有關(guān)工作情況總結(jié)匯報(bào)如下:

(一)會展方案的起草工作。在認(rèn)真總結(jié)對接會展經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，吸收了相關(guān)方面的意見和建議，提出了對接會會展工作總體方案，進(jìn)行了討論修改，并逐步落實(shí)推進(jìn)，為大會的整體籌備工作順利推進(jìn)起到了重要的作用。

(二)大會招展工作。根據(jù)工作分工，各接受任務(wù)單位，主要領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，積極組織力量，利用各種工作渠道，組織大會招展工作，此項(xiàng)工作，任務(wù)重，要求高，難度大，時(shí)間跨度長，由于組委會和各單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，參與人員負(fù)責(zé)任的工作，會展組圓滿地完成了大會的招展工作。

(三)承擔(dān)展覽設(shè)計(jì)工作。根據(jù)組委會的工作部署和總體方案的要求，起草并多次修訂了會展組的工作方案。對接會的展覽風(fēng)格、會議特色、功能分區(qū)進(jìn)行了總體設(shè)計(jì)，并根據(jù)大會籌備工作進(jìn)展及各工作組的具體情況，及時(shí)作相應(yīng)的調(diào)整，保持與組委會的總體工作同步;保持與各工作組的工作交流和信息溝通，注意與各方面的工作銜接;會展中心就展館租用、服務(wù)要求、價(jià)格優(yōu)惠幅度等進(jìn)行了多次蹉商，經(jīng)過多次協(xié)調(diào)、修改，完成了室外、室內(nèi)展區(qū)的平面布置圖和布展示意圖，并對展館的布展提出了統(tǒng)一要求。

本次對接會設(shè)室內(nèi)、室外展廳和會議區(qū)。室外展廳4000平方米;室內(nèi)展廳20xx0平方米，設(shè)標(biāo)準(zhǔn)展位400個(gè)，450個(gè)參展單位;特裝面積共8200平方米，設(shè)序廳及地市特別支持單位，國家創(chuàng)新型試點(diǎn)市展區(qū)、投資商展區(qū)、開發(fā)區(qū)縣區(qū)展區(qū)、高校科研院所展區(qū)、高新技術(shù)項(xiàng)目展區(qū)、環(huán)保產(chǎn)業(yè)產(chǎn)區(qū)、人才交流展區(qū)及科技興貿(mào)和國際科技合作展區(qū)。

(四)各展區(qū)特裝的招投標(biāo)工作。按照組委會辦公室的要求各功能展區(qū)的特裝任務(wù)，全部對外進(jìn)行招標(biāo)，起草了招標(biāo)文件和設(shè)計(jì)腳本，組織了特裝設(shè)計(jì)招標(biāo)評審會，對中標(biāo)方案進(jìn)行修改，報(bào)組委會辦公室批準(zhǔn)，監(jiān)督中標(biāo)單位嚴(yán)格設(shè)計(jì)方案，高質(zhì)量制作。

(五)組織高校院所參展。高校院所的參展工作關(guān)系到整個(gè)對接會的項(xiàng)目水平，會展組高度重視駐高校院所的參展動員工作。在整體方案出臺后，會展組即與各單位保持密切的聯(lián)系，保持信息通暢。組織召開了高校院所參與對接會會展工作協(xié)調(diào)會,討論有關(guān)高校院所參與對接會的會展工作安排，高校院所派代表參加了會議。會議向各單位通報(bào)了第六屆對接會籌備情況，就有關(guān)高校院所參與對接會的初步方案做了說明。與會代表就各自單位的情況對有關(guān)參展問題進(jìn)行了討論，提出了不少建設(shè)性意見，并表示積極參與第六屆對接會，充分利用這個(gè)平臺，做好成果推介，擴(kuò)大宣傳。

(六)展會的布展及現(xiàn)場組織工作。10月20日，會展組進(jìn)駐會展中心現(xiàn)場，開始接收各參展單位送來的標(biāo)準(zhǔn)展板，并對部分預(yù)訂展位的參展商進(jìn)行跟蹤落實(shí)工作;10月25日，各特裝參展商進(jìn)場施工，會展組重點(diǎn)做好現(xiàn)場協(xié)調(diào)和質(zhì)量安全監(jiān)督工作，并根據(jù)總體進(jìn)展情況合理安排加班時(shí)間，確保施工質(zhì)量和進(jìn)度;10月28日至30日，會展組的中心工作轉(zhuǎn)移到現(xiàn)場管理和服務(wù)上，做好人員和展品展件的進(jìn)出管理，及時(shí)協(xié)調(diào)解決現(xiàn)場出現(xiàn)的各種問題，盡可能滿足參展商提出的各種要求，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)巡館、新聞采訪等相關(guān)工作;10月30日下午，現(xiàn)場開展撤展，通過精心組織，使整個(gè)撤展過程做到文明、安全、有序，圓滿完成展會的現(xiàn)場組織管理工作。

(七)做好了組委會及辦公室交辦的其它工作。參與了會議的協(xié)辦或特別支持單位的邀請工作;積極參與大會的客商的邀請工作;利用各種渠道進(jìn)行對接會的宣傳，吸引更多的投資商參會，及時(shí)與他們保持溝通和聯(lián)系等。

當(dāng)然，由于部分參展商頻繁改變計(jì)劃、不遵守統(tǒng)一的時(shí)間安排以及信息溝通不及時(shí)等原因，展會現(xiàn)場組織工作的整體進(jìn)度受到了的影響，也增加了額外的工作量，雖然這些問題最終得到了解決，但也值得在下次展覽組織時(shí)給予重視。

有關(guān)會展展位設(shè)計(jì)實(shí)訓(xùn)報(bào)告范文(精)三

青春的我們，騰飛的會展(繼往開來共展宏圖)

1、xx級會展專業(yè)迎新活動，增進(jìn)會展專業(yè)各年級同學(xué)之間的交流；

2xx級會展取得成績進(jìn)行總結(jié)表彰，對會展專業(yè)新生起到榜樣作用；

3、展示會展專業(yè)風(fēng)采，提升會展專業(yè)整體形象，擴(kuò)大會展專業(yè)知名度。

時(shí)間：xx年xx月xx日19：00~21：00

地點(diǎn)：xx工商大學(xué)江北校區(qū)學(xué)生活動中心

1、活動組委會對方案進(jìn)行最后確定，對工作進(jìn)行分配，確定每項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人。(10、30)

2、再次召開協(xié)調(diào)會，發(fā)現(xiàn)問題，即時(shí)解決(11、4)

3、每組工作人員進(jìn)入工作狀態(tài)，完善各小組工作(11、5—11、12)

4、節(jié)目選用(11、11)

5、召開會議，各小組匯報(bào)各自工作，并對部分新發(fā)現(xiàn)的細(xì)節(jié)問題進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)(11、12)

6、繼續(xù)完善各自工作，爭取做到最好(11、12——-11、20)

7各小組工作匯總，接洽整個(gè)聯(lián)誼會的各個(gè)流程(11、20—11、22)

8、彩排預(yù)演(11、22)

形式不限，可單人或團(tuán)組表演均可，節(jié)目類型包括歌曲演唱、舞蹈、歌舞結(jié)合、相聲、小品、演奏、朗誦等；節(jié)目題材力求體現(xiàn)會展專業(yè)學(xué)生精氣神，風(fēng)格不限，健康向上即可。

具體的節(jié)目編排由節(jié)目策劃小組負(fù)責(zé)。所有節(jié)目需提前彩排，經(jīng)過節(jié)目策劃組審查之后，合格的節(jié)目方可在聯(lián)誼會上表演。節(jié)目演出次序由晚會策劃組決定。

晚會開始前半個(gè)小時(shí)，同學(xué)及嘉賓陸續(xù)入場。入場期間，晚會現(xiàn)場播放音樂(歡愉的，高昂的)。

1、倒計(jì)時(shí)+開場秀+聯(lián)誼會愿景dv

2、輔導(dǎo)員、嘉賓致辭，拉開晚會的序幕。

3、文藝節(jié)目(6—8分鐘/個(gè))

4、中新會展公司領(lǐng)導(dǎo)對專業(yè)進(jìn)行介紹。

5、08級活動大事回顧及表彰。

6、輕松互動游戲，特設(shè)2個(gè)游戲以活躍現(xiàn)場氣氛。

7、抽獎穿插于節(jié)目中，做法按照小獎放前面，大獎放后面的原則

8、聯(lián)誼會結(jié)束，評選出最佳人氣節(jié)目，大合唱，放禮花(兩根)，合照留影

1、監(jiān)制：龍亮、龔明偉、黃婉嘉、蔣曉娜

(1)全面負(fù)責(zé)，統(tǒng)一指揮，檢查督促，工作總結(jié)；

(2)銜接，協(xié)調(diào)各方面工作。

2：節(jié)目組(4)：許鵬飛、盧瑤、王媛倩、何瀟

(1)負(fù)責(zé)聯(lián)誼會節(jié)目的編排以及現(xiàn)場小游戲的收集；

(2)聯(lián)誼會現(xiàn)場節(jié)目的控制；

(3)各班選拔一名優(yōu)秀的主持人(擇優(yōu)選拔現(xiàn)象氣質(zhì)佳，表達(dá)能力、組織能力、應(yīng)變能力和責(zé)任心都強(qiáng)的同學(xué)，主持人數(shù)量為4人：大一大二各兩人)組成風(fēng)格和組成方式不限并協(xié)助主持人做準(zhǔn)備工作，檢查主持稿。

(4)協(xié)助表演者準(zhǔn)備服裝道具。

3：外聯(lián)組(2—3)：黃xxx等人

(1)拉贊助

(2)所拉資金，禮品的保管

(3)關(guān)于演員、主持人化妝贊助

4：攝影制作組(4)陳xxx等人

(1)前期宣傳短片拍攝(老師及嘉賓對本次聯(lián)誼愿景發(fā)言、排練花絮、同學(xué)寄言等)

(2)聯(lián)誼會現(xiàn)場拍攝、后期剪輯制作

5：后勤組(4——6)譚xxx等人

(1)各班所出資金和外聯(lián)贊助資金的保管

(2)購買或制作聯(lián)誼會所需物資

(3)聯(lián)誼會現(xiàn)場布置

(4)現(xiàn)場節(jié)目如有需要，負(fù)責(zé)擺放和撤離道具

(5)當(dāng)晚的發(fā)放小禮品，記錄獲獎名單

6：宣傳組(2—3)許xxx等人

(1)負(fù)責(zé)這次聯(lián)誼會的海報(bào)，橫幅等宣傳工具的制作

(2)設(shè)計(jì)我們的專業(yè)logo貼

(3)簡報(bào)宣傳

7：公關(guān)組(2—4)黃瑩楊琴

(1)制作請柬，邀請中興會展公司代表、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、老師、贊助商、各專業(yè)同學(xué)代表、xx會計(jì)四五班參加聯(lián)誼會。同時(shí)確定嘉賓發(fā)言稿。

(2)租借場地、投影等相關(guān)物品

8：背景ppt制作敖xxx等人

(1)制作展示08會展前一年成果的ppt(對08會展一年圖片的收集，獲獎狀況的統(tǒng)計(jì)，證書獎狀拍攝)

(2)對節(jié)目、互動游戲背景ppt、音樂的匯總

9：現(xiàn)場協(xié)調(diào)機(jī)動組(6—8)：彭xxx等人

(1)負(fù)責(zé)聯(lián)誼會現(xiàn)場的接待、秩序

(2)處理現(xiàn)場突發(fā)事件，如燈光、音效

(3)人員的調(diào)動與安排

用途數(shù)量金額(單位：元)

租用服裝道具200

化妝(贊助)

購買請柬50—7020

印制標(biāo)志120

舞臺背景布置120

小禮品(抽獎)100+贊助

聯(lián)誼會紀(jì)念品(贊助)

資料打印30

其他210

共計(jì)800

注：經(jīng)費(fèi)預(yù)算、支出由xx、xx各選一人負(fù)責(zé)(譚xxx等人)

附：道具清單

1、文藝節(jié)目：{待定}

2、互動節(jié)目：{待定}

3、請柬：50——70份

4、簽到處：簽到冊一本、黑色油性筆一支、便簽兩本(約200頁)

5、禮花筒：2/4支

6、話筒：不低于四支

7、節(jié)目單：a4大小10份，便簽大小4份(主持人用)

8、背景：噴繪一張，橫幅一條，氣球100—200個(gè)，彩帶若干

9、貴賓席(嘉賓席)：10—20個(gè)，配桌椅、礦泉水或者水果等

10、觀眾席：150—200個(gè)

節(jié)目列表

1、文藝節(jié)目：八個(gè)，平均每個(gè)約7分鐘，共計(jì)約60分鐘

2、互動節(jié)目：兩個(gè)，平均每個(gè)約10分鐘，共計(jì)約20分鐘

3、vcr：兩個(gè)，平均每個(gè)5分鐘，共計(jì)約10分鐘

4、ppt：兩個(gè)，平均每個(gè)5分鐘，共計(jì)約10分鐘

5、開場秀：約為5分鐘

6、結(jié)束秀：約為5分鐘

7、其他：時(shí)間不得超過20分鐘

有關(guān)會展展位設(shè)計(jì)實(shí)訓(xùn)報(bào)告范文(精)四

一、會展預(yù)備階段的文案的概念：

會展預(yù)備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直到會展正式開幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。

二、會展預(yù)備階段的文案種類：

一般來說，會展預(yù)備階段的文案包括展會立項(xiàng)策劃書、展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進(jìn)度計(jì)劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費(fèi)用預(yù)算表、展會宣傳推廣計(jì)劃、廣告文案等。

第二節(jié) 會展預(yù)備階段的文案寫作

一、《展會立項(xiàng)策劃書》的寫作

(一)《展會立項(xiàng)策劃書》的概念：

所謂展會立項(xiàng)策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽會的基本框架，提出計(jì)劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容， 主要包括：展會名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會規(guī)模、展會定位、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商計(jì)劃、展會進(jìn)度計(jì)劃?，F(xiàn)場管理計(jì)劃、相關(guān)活動計(jì)劃等。

《展會立項(xiàng)策劃書》是為策劃舉辦一個(gè)新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié)。

(二) 展會立項(xiàng)策劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)：

一般地，《展會立項(xiàng)策劃書》主要包括以下內(nèi)容：

1、辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。

2、提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時(shí)間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。

3、展會價(jià)格及初步預(yù)算方案。

4、展會工作人員分工計(jì)劃。

5、展會招展計(jì)劃

6、展會招商計(jì)劃。

7、展會宣傳推廣計(jì)劃。

8、展會籌備進(jìn)度計(jì)劃。

9、展會服務(wù)商安排計(jì)劃。

10、展會開幕和現(xiàn)場管理計(jì)劃。

11、展會期間舉辦的相關(guān)活動計(jì)劃。

12、展會結(jié)算計(jì)劃。

(三) 展會立項(xiàng)策劃書的寫作要求：

1. 展會名稱

展覽會的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識。如“第93屆中國出口商品交易會”，如果按上述三個(gè)內(nèi)容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業(yè)標(biāo)識是“出口商品”。

下面分別對這三個(gè)內(nèi)容作一些說明：

· 基本部分：用來表明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。

· 限定部分：用來說明展會舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會的性質(zhì)。

展會舉辦時(shí)間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、**年廣州博覽會、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會等。在這三種表達(dá)辦法里，用“屆”來去示最常見，它強(qiáng)調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。

展會舉辦的地點(diǎn)在展會的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連”。

展會名稱里體現(xiàn)展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際”表明本展會是一個(gè)國際展。

· 行業(yè)標(biāo)識：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標(biāo)識通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類。

2、展會地點(diǎn)

策劃選擇展會的舉辦地點(diǎn)，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個(gè)展館舉辦。

策劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個(gè)國家、哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦。

策劃選擇展會在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。

3、辦展機(jī)構(gòu)

辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。

根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個(gè)展覽會的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。

主辦單位：擁有展會并對展會承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權(quán)。

承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理，并對展會承擔(dān)主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。

協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。

支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。

4、辦展時(shí)間

辦展時(shí)間是指展會計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。

展覽時(shí)間的長短沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時(shí)間可以很長，如“世博會”的展期長達(dá)幾個(gè)月甚至半年;但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。

5、展品范圍

展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。

根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包;而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個(gè)。

6、辦展頻率

辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的80%，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經(jīng)是越來越少了。

辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。

產(chǎn)品的投入期和成長期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期。

7、展會規(guī)模

展會規(guī)模包括三個(gè)方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個(gè)展會時(shí)，對這三個(gè)方面都要作出預(yù)測和規(guī)劃。

在規(guī)劃展會規(guī)模時(shí)，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。

8、展會定位

通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，具體地說，展會定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發(fā)展展會的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過程。

展會定位要明確展會的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會的主題等。

9.展會價(jià)格和展會初步預(yù)算

展會價(jià)格就是為展會的展位出租制定一個(gè)合適的價(jià)格。展會展位的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場的價(jià)格和室外展場的價(jià)格，室內(nèi)展場的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價(jià)格。

在制定展會的價(jià)格時(shí)，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價(jià)”的原則，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。展會初步預(yù)算是對舉辦展會所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會預(yù)期以獲得的收入進(jìn)行的初步預(yù)算。

在策劃舉辦展會時(shí)，要根據(jù)市場情況給展會確定一個(gè)合適的價(jià)格，這樣對吸引目標(biāo)參展商參加展會十分重要。

10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計(jì)劃

人員分工計(jì)劃、招展計(jì)劃、招商和宣傳推廣計(jì)劃是展會的具體實(shí)施計(jì)劃，這四個(gè)計(jì)劃在具體實(shí)施時(shí)會互相影響。

人員分工計(jì)劃是對展會工作人員的工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

招展計(jì)劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。

招商計(jì)劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。

宣傳推廣計(jì)劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時(shí)為展會的招展和招商服務(wù)的。

11、展會進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場管理計(jì)劃和相關(guān)活動計(jì)劃

展會進(jìn)度計(jì)劃是在時(shí)間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統(tǒng)籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就應(yīng)該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進(jìn)度計(jì)劃安排得好，展會籌備的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就能有條不紊地進(jìn)行。

現(xiàn)場管理計(jì)劃是展會開幕后對展會現(xiàn)場進(jìn)行有效管理的各種計(jì)劃安排，它一般包括展會開幕計(jì)劃、展會展場管理計(jì)劃、觀眾登記計(jì)劃和撤展計(jì)劃等?，F(xiàn)場管理計(jì)劃安排得好，展會現(xiàn)場將井然有序，展會秩序良好。

展會相關(guān)活動計(jì)劃是對準(zhǔn)備在展會期間同期舉辦的各種相關(guān)活動作出的計(jì)劃安排。與展會同期舉辦的相關(guān)活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補(bǔ)充。

二、《展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫作

(一)《展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的概念

完成了《展會立項(xiàng)策劃書》，并不意味著該立項(xiàng)的展會就可以舉辦了。項(xiàng)目立項(xiàng)只是對舉辦什么題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個(gè)初步的意見，制定了一套初步的方案，至于該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行，還需要對該展會項(xiàng)目及方案進(jìn)行可行性分析?？尚行苑治龅慕Y(jié)論及其他必須考慮的因素，才是決定最后是否可以舉辦該展會的最終依據(jù)。

《展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》就是在對展會立項(xiàng)進(jìn)行可行性分析的基礎(chǔ)上完成的研究報(bào)告。展會立項(xiàng)可行性分析是展會項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的繼續(xù)。展會項(xiàng)目立項(xiàng)策劃主要是在掌握各種信息的基礎(chǔ)上，初步提出計(jì)劃舉辦的展會“是什么樣的”;展會立項(xiàng)可行性分析則是在仔細(xì)研究各種信息的基礎(chǔ)上，深入分析舉辦展會立項(xiàng)策劃提出的“那樣的展會”是否可行，為最后是否舉辦該展會提供科學(xué)的決策依據(jù)。

如果展會立項(xiàng)策劃通過可行性分析，證明計(jì)劃舉辦展會的市場條件具備，項(xiàng)目具有生命力，各種執(zhí)行方案策劃合理，項(xiàng)目在經(jīng)濟(jì)上可行，風(fēng)險(xiǎn)較小且有一定的社會效益，就可以通過該展會立項(xiàng)策劃，決策舉辦該展會了。

(二)《展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

《展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》要對展會立項(xiàng)是可行還是不可行作出系統(tǒng)的評估和說明，并為最終完善該展會項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的各具體執(zhí)行方案提供改進(jìn)依據(jù)和建議。因此，《展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、市場環(huán)境分析

(1) 宏觀市場環(huán)境：包括人口環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。

(2) 微觀市場環(huán)境：包括辦展機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)客戶、競爭者、營銷中介、服務(wù)商、社會公眾等。

(3) 市場環(huán)境評價(jià)：swot分析法，即內(nèi)部優(yōu)勢、內(nèi)部劣勢、外部機(jī)會、外部威脅分析。

2、展會項(xiàng)目生命力分析

(1) 項(xiàng)目發(fā)展空間：即分析舉辦該展會所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。

(2) 項(xiàng)目競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機(jī)構(gòu)的品牌影響力、參展商和觀眾的構(gòu)成、展會價(jià)格、展會服務(wù)等。

(3) 辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢分析

3、展會執(zhí)行方案分析

1)對計(jì)劃舉辦的展會的基本框架進(jìn)行評估，具體包括：

(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。

(2)辦展時(shí)間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的特征。

(3)展會的舉辦地點(diǎn)是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會。

(4)在展會展品范圍所在產(chǎn)業(yè)里能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。

(5)展會的辦展機(jī)構(gòu)在計(jì)劃的辦展時(shí)間內(nèi)能否舉辦如此規(guī)模和定位的展會。

(6)辦展機(jī)構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉。

(7)展會定位與展會規(guī)模之間是否有沖突。

2)招展招商和宣傳推廣計(jì)劃評估

(1) 招展計(jì)劃評估

(2) 招商計(jì)劃評估

(3) 宣傳推廣計(jì)劃評估

3、展會項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析

(1) 價(jià)格定位

(2) 成本預(yù)測

舉辦一個(gè)展會的成本費(fèi)用一般包括：

1)展覽場地費(fèi)用。即租用展覽場館以及由此而產(chǎn)生的各種費(fèi)用。這些費(fèi)用包括：展覽場地租金、展館空調(diào)費(fèi)、層位特裝費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)層位搭建費(fèi)、展館地毯及鋪設(shè)地毯的費(fèi)用、展位搭裝加班費(fèi)等。

2)展會宣傳推廣費(fèi)。包括廣告宣傳費(fèi)、展會資料設(shè)計(jì)和印刷費(fèi)、資料郵寄費(fèi)、新聞發(fā)布會的費(fèi)用等。

3)招展和招商的費(fèi)用。

4)相關(guān)括動的費(fèi)用。包括技術(shù)交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現(xiàn)場布置、禮品、請展會臨時(shí)工作人員的費(fèi)用等。

5)辦公費(fèi)用和人員費(fèi)用。

6)稅收

7)其他不可預(yù)測的費(fèi)用

(3) 收入預(yù)測

舉辦一個(gè)展會的收入一般包括：

1) 展位費(fèi)收入

2) 門票收入

3) 廣告和企業(yè)贊助收入

4) 其他相關(guān)收入

(4) 盈虧平衡分析

(5) 現(xiàn)金流量分析

1) 凈現(xiàn)值分析

2) 凈現(xiàn)值率分析

3) 獲利指數(shù)

4) 內(nèi)部收益率

5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測

(1) 市場風(fēng)險(xiǎn)

(2) 經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)

(3) 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

(4) 合作風(fēng)險(xiǎn)

6、存在的問題

包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對展會產(chǎn)生影響的其他問題等。

7、改進(jìn)建議

針對上述問題，提出對展會項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會應(yīng)該努力的方向等。

8、努力的方向

根據(jù)展會的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的基礎(chǔ)上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。

(三)《展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫作要求

《展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》是辦展機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策是否要舉辦該展會的重要依據(jù)，因此，《展會項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫作必須做到材料真實(shí)充分，分析客觀科學(xué)，判斷準(zhǔn)確有理。

1、市場環(huán)境分析

市場環(huán)境分析是展會立項(xiàng)可行性分析的第一步，它是根據(jù)展會立項(xiàng)策劃提出的展會舉辦方案，在已經(jīng)掌握的各種信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該展會所需要的各種政策基礎(chǔ)和社會基礎(chǔ)。市場環(huán)境分析不僅要研究各種現(xiàn)有的市場條件，還要對其未來的變化和發(fā)展趨勢作出預(yù)測。使立項(xiàng)可行性分析得出的結(jié)論更加科學(xué)合理。

市場環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來分析舉辦該展會的條件是否具備;展會項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃舉辦的展會項(xiàng)目的本身出發(fā)，分析該展會是否有發(fā)展前途。分析展會項(xiàng)目的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發(fā)展前途的問題。

2、展會項(xiàng)目生命力分析

市場環(huán)境分析是從計(jì)劃舉辦的展會項(xiàng)目的外部因素出發(fā)來分析舉辦該展會的條件是否具備;展會項(xiàng)目生命力分析則是從計(jì)劃舉辦的展會項(xiàng)目的本身出發(fā)，分析該展會是否有發(fā)展前途。分析展會項(xiàng)目的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發(fā)展前途的問題。

3、展會執(zhí)行方案分析

展會執(zhí)行方案分析是從計(jì)劃舉辦的展會項(xiàng)目的本身出發(fā)，分析該展會項(xiàng)目立項(xiàng)計(jì)劃準(zhǔn)備實(shí)施的各種執(zhí)行方案是否完備，是否能保證該展會計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。展會執(zhí)行方案分析的對象是該展會的各種執(zhí)行方案，分析的重點(diǎn)是各種執(zhí)行方案是否合理、是否完備和是否可行。

需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，對展會基本框架進(jìn)行評估，重點(diǎn)不是分析構(gòu)成展會基本框架的某一個(gè)因素的策劃安排是否合理和可行，而是從總體上分析展會基本框架是否合理和可行。因?yàn)?，盡管對構(gòu)成展會基本框架的每一個(gè)因素的策劃安排可能是合理和可行的，但由這些因素所構(gòu)成的展會基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以，要避免這種“個(gè)體合理，群體沖突”現(xiàn)象的出現(xiàn)，對展會基本框架進(jìn)行評估就十分重要。

4、展會項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析

展會項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析是從辦展機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)的角度出發(fā)，分析測算舉辦該展會的費(fèi)用支出和收益。展會項(xiàng)目財(cái)務(wù)分析的主要目的是分析計(jì)劃舉辦的展會是否經(jīng)濟(jì)可行，并為即將舉辦的展會指定資金使用規(guī)劃。

5、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測

從展會立項(xiàng)可行性分析的角度看，風(fēng)險(xiǎn)就是辦展機(jī)構(gòu)在舉辦展會的過程中，由于一些難以預(yù)料和無法控制的因素的作用，使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的計(jì)劃和舉辦展會的實(shí)際收益與預(yù)期發(fā)生背離，從而使辦展機(jī)構(gòu)舉辦展會的計(jì)劃落空;或者是即使展會如期舉辦，但辦展機(jī)構(gòu)有蒙受一定的經(jīng)濟(jì)損失的可能性。

6、存在的問題

包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會項(xiàng)目立項(xiàng)存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對展會產(chǎn)生影響的其他問題等。

7、改進(jìn)建議

針對上述問題，提出對展會項(xiàng)目立項(xiàng)策劃的改進(jìn)建議，指出要成功舉辦該展會應(yīng)該努力的方向等。

8、努力的方向

根據(jù)展會的辦展宗旨和辦展目標(biāo)，在上述分析的基礎(chǔ)上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。

三、《參展說明書》的寫作

(一)《參展說明書》的概念

辦展機(jī)構(gòu)在確定了展會的有關(guān)日期安排，指定了展會承建商、展會運(yùn)輸代理和展會旅游代理以后，就可以著手編制展會的《參展說明書》了。

《參展說明書》是辦展機(jī)構(gòu)將展會籌備、開幕以及參展商參加展會時(shí)應(yīng)注竟的其他問題匯編成冊，以方便參展商進(jìn)行參展準(zhǔn)備的一種小冊子。編制參展商手冊是展會籌備過程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。

(二)《參展說明書》包含的主要內(nèi)容及寫作要求

從某種意義上講，參展說明書是幫助參展商進(jìn)行參展籌備的綱領(lǐng)性文件，也是辦展機(jī)構(gòu)對展會布展、展覽和撤展等各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理的指導(dǎo)性文件，參展商手冊所包含的內(nèi)容涉及到舉辦展會的各個(gè)環(huán)節(jié)。

一般來說，參展說明書主要包括以下幾方面的內(nèi)容：

(1)前言。主要是對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關(guān)規(guī)定等。前言一般都很簡短，言簡意賅。

(2)展覽場地基本情況。包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。繪制展館及展區(qū)平面圖時(shí)，要注意標(biāo)明展館各種服務(wù)設(shè)施所在的位置、展區(qū)和展位劃分的詳細(xì)情況、展館內(nèi)部通道和出人口等;在繪制至展館的交通圖時(shí)，要注意標(biāo)明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置等;對于該展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)，要清楚準(zhǔn)確地列出地面承重、館內(nèi)通風(fēng)條件、貨運(yùn)電梯容積容量、展館室內(nèi)空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應(yīng)狀況等。對展覽場地基本情況的介紹。對于幫助參展商準(zhǔn)確地找到展館和自己的展位，進(jìn)而進(jìn)行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。

(3)展會基本信息。包括展會的名稱、舉辦地點(diǎn)、展覽時(shí)間、辦展機(jī)構(gòu)、展會指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。對于辦展時(shí)間，要具體列明展會的布展時(shí)間、開幕時(shí)間、對專業(yè)觀眾和普通大眾開放的時(shí)間、撤展時(shí)間、布展撤展加班時(shí)間等，對以上時(shí)間盡量精確到小時(shí);對于辦展機(jī)構(gòu)，要具體列明展會的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等;另外，還要具體列明各辦展機(jī)構(gòu)、展會指定承建商、指定運(yùn)輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細(xì)聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果有網(wǎng)址和e—mall也最好能公布，以便參展商在需要的時(shí)候方便聯(lián)系各有關(guān)單位。

(4)展會規(guī)則。就是展會要求參展商和觀眾等參加展會時(shí)所必須遵守的一些規(guī)章制度，包括：展會有關(guān)證件使用和管理的規(guī)定、展會現(xiàn)場保安和保險(xiǎn)的規(guī)定、層位清潔的規(guī)定、物品儲藏的規(guī)定、現(xiàn)場使用水電的注意事項(xiàng)、現(xiàn)場展品銷售的規(guī)定、消防規(guī)定、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定、現(xiàn)場展品演示的注意事項(xiàng)等。展會規(guī)則是所有與會人員必須遵守的一些制度，對展會現(xiàn)場管理和維護(hù)現(xiàn)場秩序十分重要。

(5)展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標(biāo)準(zhǔn)展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標(biāo)準(zhǔn)展位的基本結(jié)構(gòu)和配置都是一樣的，所以“標(biāo)準(zhǔn)展位說明”主要是對展位的標(biāo)準(zhǔn)配置作出說明，列明參展商使用標(biāo)準(zhǔn)展位的注意事項(xiàng)，

提出如果參展商需要增加非標(biāo)準(zhǔn)配置以外的其他配置的處理辦法等。

“空地展位搭裝說明”主要是對參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設(shè)電線的規(guī)定等。層位搭裝指南對指導(dǎo)參展商順利、安全地搭裝展位和布展有較大幫助。

(6)展品運(yùn)輸指南。是對參展商將展品等物品運(yùn)到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運(yùn)輸指南和國內(nèi)運(yùn)輸指南等。不管是海外還是國內(nèi)運(yùn)輸指南，都要對展品等的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸線路、各種貨品的交運(yùn)和文件提交的期限、貨運(yùn)文件的準(zhǔn)備和交付、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、包裝、海關(guān)報(bào)關(guān)、回程運(yùn)輸、可供選擇的自選服務(wù)等作出具體說明。展品運(yùn)輸指南對幫助參展商及時(shí)安排展品等物品的運(yùn)輸有較大的作用。

(7)會展旅游信息。是對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前后的旅游需要等作出的一些說明。會展旅游信息要詳細(xì)地列出各指定接待酒店的檔次、協(xié)議優(yōu)惠價(jià)格、地址、聯(lián)系電話和傳真以及聯(lián)系人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會展期間及前后可供選擇的商務(wù)考察和觀光休閑旅游的線路和安排等。會展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務(wù)的。

(8)相關(guān)表格。是有關(guān)參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務(wù)表、聘請臨時(shí)服務(wù)人員申請表、額外工作證。

和邀請卡申請表、研討會和技術(shù)交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。

參展說明書編制成功以后，可以印刷成冊，在展會開幕前適當(dāng)?shù)臅r(shí)間寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展會的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果展會有海外參展商，還要將參展商手冊翻譯成外語文本。

(三)《參展說明書》的作用

《參展說明書》主要是為方便和指引叁展商順利進(jìn)行籌展、布展、展覽和撤展等服務(wù)的，它不僅對參展商進(jìn)行參展籌備有著十分重要的指引作用，也對辦展機(jī)構(gòu)對展會的布展、展覽和撤展等各壞節(jié)進(jìn)行有效的現(xiàn)場管理有很大的幫助和影響：

1、參展說明書對參展商的指引作用。參展商手冊分別對展覽場地、展會基本情況、展會規(guī)則、層位搭裝、展品運(yùn)輸和會展旅游等作出詳細(xì)的說明，參展商在得到參展說明書以后，就可以按照該說明書的指引對叁展的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作進(jìn)行籌備，如安排展品的運(yùn)輸、準(zhǔn)備展位的搭裝材料和設(shè)計(jì)等;在展會布展現(xiàn)場，參展商將按該說明書的有關(guān)要求進(jìn)行展位搭裝和布展，避免布展期間的盲目和違規(guī);在展覽期間，參展商可以按該說明書的要求布置展品演示;在撤展期間，參展商可以按照該說明書的指引有條不紊地撤展;展會結(jié)束后，

參展商還可以按照該說明書的指引選擇適合自己需要的會展旅游。在參展說明書的指引下，參展商可以更有效地準(zhǔn)備和完成參加展會各工作環(huán)節(jié)的各項(xiàng)事務(wù)。

2、參展說明書對展會現(xiàn)場管理的作用。參展說明書對展會在籌展、布展、展覽和撤展期間的各項(xiàng)規(guī)定，不僅有利于指導(dǎo)各參展商按規(guī)定辦事，也有利于辦展機(jī)構(gòu)按該手冊的規(guī)定監(jiān)督展會現(xiàn)場的各種事宜，并按手冊的規(guī)定為參展商提供各種服務(wù)。參展商手冊是辦展機(jī)構(gòu)對展會籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場管理的重要依據(jù)之一，它為展會各階段制定了大家必須遵守的行為規(guī)范，有利于辦展機(jī)構(gòu)按此規(guī)范對展會各環(huán)節(jié)的現(xiàn)場進(jìn)行管理。

3、參展說明書對觀眾的作用。除了對參展商的指引和對展會現(xiàn)場管理的作用外，參展說明書對展會觀眾也能起一定的作用。比如，手冊對展館平面圖、館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖、交通路線、指定接待酒店和展會開放時(shí)間的說明，就對觀眾參觀展會有較大的幫助。

觀眾在展館交通路線圖的指引下可以更方便地達(dá)到展館，在館內(nèi)服務(wù)設(shè)施分布圖的指引下可以找到自己需要的服務(wù)提供點(diǎn)，可以享受展會指定接待酒店的優(yōu)惠價(jià)格待遇。在展會開放時(shí)間說明的指引下可以合理地安排自己的參觀時(shí)間等等。

一般來說，展會的觀眾有很大一部分是各參展商自己邀請來的，參展商一般都會將上述信息通知其邀請的觀眾，這樣，參展說明書對觀眾所起的作用將更大。

四、編制《參展說明書》的基本原則

從參展說明書所起的作用我們可以看出，參展說明書是展會籌備過程中的一個(gè)重要文件。要讓參展說明書在展會籌備過程中切實(shí)地起到上述作用，在編制參展商手冊時(shí)，我們必須做到：

第一、實(shí)用。參展說明書所包含的內(nèi)容必須是對參展商進(jìn)行籌展、布展、展覽和撤展等有較大的指引作用，或者是對辦展機(jī)構(gòu)對展會籌展、布展、展覽和撤展各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理有較大幫助，或者對參展商邀請其老客戶來展會參觀有輔助作用，否則，該內(nèi)容就不能進(jìn)入?yún)⒄股淌謨浴?/p>

第二、簡潔明了。參展說明書對各方面內(nèi)容的說明和敘述應(yīng)該簡潔，文字不要太多，篇幅不要太長，能說明問題就行;參展說明書對各方面內(nèi)容的說明和敘述必須準(zhǔn)確、具體，讓人看得明明白白，不能讓人看不懂，更不能讓人產(chǎn)生歧義。否則，在展會籌展、布展。

展覽和撤展等環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行中就會引起爭議，既不利于參展商展出，也不利于辦展機(jī)構(gòu)對展會現(xiàn)場進(jìn)行管理。

第三、詳細(xì)全面。對于參展說明書提到的各項(xiàng)內(nèi)容要盡量詳細(xì)，如對布展和撤展加班時(shí)間的規(guī)定可以具體到小時(shí)和分鐘，對各種表格的返回最后期限的規(guī)定具體到某月某日等等，這樣更有

利于展會具體操作和管理;對于參展說明書提到的各項(xiàng)內(nèi)容要做到?jīng)]有遺漏。

如對展覽場地基本情況的說明中，對展館人口的高度和寬度、對展館的地面承重能力、對消防的注意事項(xiàng)等要一一列明，不能遺漏，否則，現(xiàn)場操作就會出現(xiàn)問題，比如，如果沒有提到展館入口的高度和寬度，就有可能會使一些較大較長的物品進(jìn)不了展館。

第四、美觀。參展說明書的排版和制作要美觀大方，印刷講究，盡量不要出現(xiàn)錯(cuò)別字和其他印刷錯(cuò)誤;參展說明書的制作和用紙與展會的檔次和辦展機(jī)構(gòu)的品牌與聲譽(yù)相符，不能讓人產(chǎn)生不好的聯(lián)想。

第五、專業(yè)。參展說明書的遣詞造句要符合行業(yè)習(xí)慣和規(guī)范，要使用行業(yè)熟悉的語言，所涉及的術(shù)語要規(guī)范，不能想當(dāng)然地使用一些行業(yè)比較陌生的詞語;內(nèi)容編排要符合參展商籌展的籌備程序，不能讓他們翻來覆去地尋找自己需要了解的內(nèi)容。

第六、國際化。如果展會是國際性的展會，或者展會有向國際化方向發(fā)展的打算，那么，參展說明書的內(nèi)容編排和制作也要盡量做到符合國際參展商的需要，如除要有中文的文本外還要有外文的文本。外文文本的參展說明書，其翻譯一定要準(zhǔn)確，因?yàn)楹Ｍ鈪⒄股叹褪歉鶕?jù)該說明書來籌備各項(xiàng)參展事宜的;如果翻譯不準(zhǔn)確，將會給他們帶來極大的不便。